今日もオフィスは大混乱_v_20210411-02

本稿は、ちょっとしたネタです。「シリーズ化」するかどうかはまだ決めていないのですが、「オフィスあるある」とでも言えば良いのでしょうか、以前の『エクセルの強み生かすタテ展開と「二次加工」の効率性』の「続報」のようなものです。

思わず唖然とする、ファイル名の混沌

以前の『エクセルの強み生かすタテ展開と「二次加工」の効率性』などでは、いわゆる「エクセル方眼紙」という問題を紹介したことがあります。これに関連する「職場あるある」シリーズ、とでも言えば良いでしょうか、某ネットサイトにて、興味深い話題を発見しました。

新しく入った職場で、上司から、「共有フォルダにある最新版のデータを使ってね」と指示され、その共有フォルダを見ると、次のようなファイル名が付いている、というものです。

  • (最新)一覧表4月2日.xlsx
  • これを使う一覧表.xlsx
  • 000一覧表.xlsx
  • ichiranhyo.xlsx
  • itiranhyou.xls
  • itiranhyou.xlsx
  • 一覧表(最新).xlsx
  • 一覧表_new_4月.xlsx
  • 一覧表0403.xlsx
  • 一覧表ver.3.xlsx
  • 最新_一覧表20210401_ver2.xlsx
  • 最新_一覧表20210401_ver3.xlsx
  • 最新_一覧表20210402_ver3.xls
  • 最新_一覧表20210402_ver3.xlsx
  • 最新_一覧表20210402_ver3 – コピー.xlsx

…。

これって、職場の「あるある」ですね。

名付けルールがメチャクチャで…

そもそも論として、いまどき共有フォルダ内のエクセルで案件などを管理しているという事例があるのかという問題はさておき、この名付けのカオスは「職場のあるある」だと思います。

そもそもこの事例について考えると、ファイルを名付ける際のルールがメチャクチャです。漢字を使ったりローマ字を使ったり、ファイルの保存形式が「.xls」だったり、「.xlsx」だったり、はたまたバージョン名であったり、と、バリエーションは豊かですね。

ちなみに個人的に20年以上に及ぶ「ウィンドウズ経験」に照らし、ウィンドウズの場合は、デフォルト設定で、どうやら半角の数字、ローマ字、全角のひらがな、カタカナ、漢字などの順で並ぶようです。

ちなみに某社の場合、共有フォルダの名付けルールは「yyyymmddファイル名」で統一しているそうです。フォルダを「作成日」ないし「更新日」で並べ替えることもできるのですが、経験上、ファイル名そのものにyyyymmdd形式で日付を入れてしまうのがわかりやすいのだとか。

また、どなたがおっしゃったのかは記憶していませんが、「人間は場所ではなく時間を記憶している」と指摘した人がいて、作成日で管理するというのは、ひとつの考え方でもあるからです。

あのファイルっていつ作ったっけ?

たしか先週の火曜日か水曜日くらいだったと思います

という具合です。

オフィスから書類が追放されるのは大歓迎?

あくまでも個人的な感想ですが、とくにここ数年で、オフィスから紙の追放が進んだ気がします(当社だけでしょうか?)。要するに、さまざまな資料は電子化し、共有ドライブに放り込んでしまえばよい、という発想です。

もっとも、中小企業の場合はとくに、共有ドライブが飛んでしまうと大変なことになりますし、頻繁にバックアップを取るのも負担だったりしますので、なかなか課題も多いのが実情でしょう。ただ、確かにオフィスから紙がなくなれば、場所がスッキリするというのも間違いありません。

世の中の潮流からすれば、請求書、領収書、契約書などが次第に電子化されることは間違いないのですが、その際にの大きな課題は、やはりファイル名にあるのかもしれませんね。

読者コメント一覧

  1. 七味 より:

    あたしもファイル名には年月日を入れてるのです♪
    ただ西暦じゃなくて元号だから今だったらR03mmddファイル名.拡張子なのです♪
    あと文書自身にも、作成の年月日を入れるようにしてるのです♪

  2. 匿名 より:

    顧客から毎月送付される品質レポートのファイル名はカタカナの半角と全角が混在しています。さらにカタカナの濁音と半濁音は2文字になっています。例えば、ダがタ”、パがハ゜など。製造業として知名度の高い会社なのに大丈夫なのかなあ。

  3. ちょろんぼ より:

    いつもお世話になっております。

     文書が電子化するのは良いのですが、この前文書を保存していたHDが
    壊れた時は、え~何と言っていいんでしょうか?
    パソコンのマニュアルを見ようにも、マニュアルがインターネット化しており
    壊れたパソコンでは見られません。
     幸か不幸か壊れる一週間前奇跡的にデータはバックアップしてあったので
    パソコンが治るまでの間のデータは諦めるとして
    使っているソフトが古すぎて全部買替えになりました。
    ソフト自体は使えるのに、古すぎてインターネット認証ができないんです。
    紙のデータと電子化したデータの両立は難しいです。

  4. めがねのおやじ より:

    更新ありがとうございます。

    今はもう共有フォルダに保存する、という事はあまりしないのでしょうか。確かにいろいろ保存された上で、修正版や確定版やらを保存されても困りましたネ。

    話題から逸れてすみませんが、インターネットやエクセルやワード等が完全普及した今、以下にオフィスでのエコとは何ぞや、ノーペーパーを目指したのでは無いのかという話を書きます。

    今勤めている職場でも、また61歳まで勤めた前職でもそうですが、環境保全の観点から「セーブ・アース」「環境を守る」「木を植えてます」「自然との共生をめざす」「そのコピーは必要ですか?」、、、耳触りの良いメッセージを顧客や消費者に伝えて来ました。

    ところがやってる事はまるで逆(爆笑)。コピー用紙は大量に使う。10年前なら私の部署8人で毎週、A4を500枚入り20冊、つまりダンボール箱で4箱、1万枚を消費してました。

    事業所全体ではどれぐらい使っていたんだろう?恐ろしい数です。コピー機ではなく大型の印刷機の横には何十〜百単位のA4用紙箱がドカ積みされてました。

    また使用頻度が高過ぎる為か、よく故障します。2Lのペットボトル級トナーもスグ切れます。その為、夕方5時まではコピー機、印刷機のメーカーのメンテナンスマンが常駐してました。

    紙はいくら再生紙比率70%含有とか言っても、再生紙無しの普通の白紙を生産する方がコストは低いと聞きました(今は分かりませんが)。

    今の職場もそうです。更に現在では「個人情報保護」の観点から、裏紙をメモ用紙にする事は禁止、すべてシュレッダー行き。シュレッダーゴミは他の「燃えるごみ」とは区別しなければならないので、ポリ袋もその分増えます。

    まったく「木を植えながら片っ端から伐採している」ようなもんで、『地球には優しくない事業所』で働いて来た私は、何やら後ろめたさを感じます(失笑)。

    1. へちまはたわしのみに非ず より:

      ISO14000環境マネジメントシステムで各部署に規程集そのほかファイル数冊を常備すると一日中MFPを回す様子に呆れたことを覚えています。
      他にも税務署の監査で総勘定元帳を数年分印刷を掛けたらコピー機が故障、慌ててキンコーズで印刷して揃えたら税務署はPCデータしか見なかったと嘆く人も。

      一方、古代遺跡で手書き試算表、手書き給与現金支給袋を発掘した経験からすると、プリンター、コピー機にFAXは当時の人には福音だったに違いないと思ったことでした。

      1. めがねのおやじ より:

        へちまはたわしのみに非ず様

        仰る通りです。
        私は幸か不幸か、手書きの給料明細書を貰った事は無く、銀行口座に振り込みで、明細は支社に全員分まとめて送って来てました。

        既に大学生の頃に銀行の預金引き出し預けは、オンラインで確か都銀10数行が、半々ぐらいのグループ内でのみ通用し、時間帯関係無しに手数料無料の時代でした。

        組み合わせは忘れましたが、例えば第一勧業銀行と富士銀行とその他数行は可、三和銀行と東海銀行とその他数行は可とかでした。

        企業ではコピー用紙使用枚数抑制の為、初期はいちいち使用枚数と部署と名前をノートに書いてましたね。新型機に変わるとパスワードを入れて管理、コピー機のカードも不要になりました。

        数年前にはFAX専用機など、とうの昔に何処の企業でも無くなってた頃(複合機に移行)、まだ現役でバリバリでした(笑)。取引先にバレて、とても恥ずかしかったです。

        1. へちまはたわしのみに非ず より:

          めがねのおやじ 様

          つまらないレスにお返事いただきありがとうございます。

          都市銀行といえば1、5、9と歯抜けになった全銀コードが連番だった時代、都市銀が幾つもあったと思えば随分羽振りの良い時代だったのだろうとは思えます。
          今でも事件に事欠く世ではありませんが、山一事件など是非その当時の空気感を味わってみたかったものだと思います。

          コピー機も価格は各段用紙トレーにステープラーの揃った高級機で数百万、うろ覚えですがこれを4年で償却していいんだろうかと訝しんだこともありましたが、いまや高額資産といえば建物関係とソフトウェア資産ばかりになってしまいました。

          紙関連はリコー、キャノン、ゼロックスにメンテナンス関連会社に用紙やファイルのオフィスサプライ、収納に空調完備の貸し倉庫と一大産業だったと思いますが、つくづく世の移ろいを感じてしまいます。

  5. へちまはたわしのみに非ず より:

    ありがちだけど問題な案件です。
    ファイルの散逸は資産管理、セキュリティ、業務効率に害なすばかりです。
    AD管理の共有フォルダならいざ知らずグループウェアで権限が収拾不能なまでに混乱した惨状も目にしたことがあります。

    ファイルが大量発生する原因は、私は業務システムの不備にあると考えます。
    例えば日報をエクセルで作成している場合、価値はそのデータにあってフォーマットにありません。つまり日報の記事を集約して書き込めるシステムがあればそもそもファイルは発生しない訳です。

    近頃ではDXなどと叫ばれていますが、昨日のウェブ評論と新聞の垣根の記事でも思ったのですが物事は究極的な価値を追求するように、逆にいえば価値に付随する余計なものは削ぎ落とされる方向に進化すると考えています。
    新聞ならば事象、論評、広告、紙、配達のうち残るのは事象のみ、同様に情報の容器に過ぎないファイルといった概念はかつてのフロッピーというメディアと同じ道を辿るのではないかと考えています。

    同様に資質として作業者にはシステム取扱が基礎的スキルとして求められる時代は既に到来しており、salesforce,kintoneなど比較的ハードルの低いクラウド型の業務アプリ作成サービスの隆盛はそれを裏付けているのでしょう。
    その意味で従来型のコーダー、自称上流SEも大淘汰の時代を迎えている訳で誠に結構なことです。

  6. とある福岡市民 より:

    ガルーンの「ざんねんな情報共有ずかん」みたいな話ですね。
    ↓ ↓ ↓
    https://garoon.cybozu.co.jp/lp/zannen/

    1. へちまはたわしのみに非ず より:

      ざんねんといえばこちら。
      ↓ ↓ ↓
      https://www.jiji.com/jc/article?k=000000727.000031978&g=prt

      バーチャル・ジャパン・プラットフォーム!!ジャジャジャジャーン!!
      JTBが参画して正気とも思えませんが、動画及びコメント欄とも抱腹絶倒モンですよ。

  7. へちまはたわしのみに非ず より:

    紙の追放といえばオフィスだけでなくGIGAスクールも。
    藁半紙も見なくなって久しく教科書がなくなれば爺婆のランドセル購入合戦や偉人落書きもいずれ歴史になるのでしょうか。

    1. 匿名 より:

      藁半紙といえば、テスト用紙や保護者向けの月報を先生が手書きで書いてリソグラフで印刷していた記憶が。
      昭和の時代は字が上手くないと色々不都合がありましたね。

  8. 愛読者 より:

    PCでも昔の紙のファイリングでも原則は同じで、PCだったら、きちんとディレクトリー構造と分類規則を決めておいて、案件毎に分類して、適切な見出し(ファイル名)をつける、という初歩的な話だと思います。これができないということは、仕事の能力がない、というだけの話です。RAID HDDを使って、定期的に(自動)バックアップを取りましょう。

    1. へちまはたわしのみに非ず より:

      昔、書類ファイリングはアシスタントが分業していたところ、情報機器の導入でそれが個人に再帰したところに原因があるように思います。
      記事の件は複数人で仕事する上の宿痾、人は相互理解し合えない故の問題なのでしょう。

      が、人の起こす混乱を人で解決するのは、失敗の都度積みあがるチェックシートのように不合理です。教育し監視し逸脱にはペナルティを与えることの無駄は言うまでもありません。

      今日ドキュメンテーションシステム他のシステマティックな解決法を見る時、私にはファイリングが仕事の能力を規定するとは思えませんし、あまり生産性があるとも思えない業務の適合性で能力を見るのは狂気の沙汰に感じます。

      無論、だらしないとか他者への配慮に欠ける傾向があったとしても、安易に性格特性の一点で能力を測るより、他に見るべき能力の活用に生産性があると考える次第です。
      とりわけ、記事の例では上司とされている通り、この類の問題を起こしがちなのは中高年であって矯正の困難を思えば尚更のことです。

  9. パーヨクのエ作員 より:

    いつも知的好奇心を刺激する記事の配信ありがとうございます。

    管理人様>やはりファイル名にあるのかもしれませんね。

    ファイル名もそうですが、それらを確認するフォルダ名の作成ルールとその順守も大事と思います。

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