脱マウスの勧め：キー操作の「３つの系統」を覚えよう

「エク達」は、「エクセルなどの基本的なソフトウェアを使い倒し、誰でも簡単かつ安価に、そして極めて高速で仕事をこなすこと」を追求しようというこころみだ。こうしたなか、実務面で仕事をはかどらせるためには、どうしても「脱マウス」という工夫が必要だろう。そこで、本稿では代表的なキーボードショートカットテクニックをいくつか紹介しておきたいと思う。

おことわり

本稿は『エク達』というウェブサイトに９月14日付で掲載したコンテンツを転載したコンテンツです。

脱マウスの勧め

当ウェブサイトは「エクセルなどの基本的なオフィス系のソフトウェアを使いこなすことで、誰でも簡単に（しかも安価に）仕事を効率的に進めていくこと」を探るサイトだ。

著者自身、かれこれ30年近くＰＣを操作する仕事に就いているが、やはり、「極力、マウスを使用しないで仕事をする」というのは、業務を早くこなすうえで必須のスキルだと痛感している。

したがって、エクセルによる業務効率化は「脱マウス」とセットだと考えてほしい。

もっとも、非常に残念な話を述べておくと、現在のＰＣでは、WindowsにしろMacBookにしろ、「完全にマウスなし」という状況で操作することは非現実的だ。

やはり、2010年ごろから、世の中にタブレットやスマートフォンが急速に普及したこともあり、どうしても世の中では「画面の該当する場所をクリック（タップ）する」という操作方法が主流とならざるを得ないからだろう。

当然、最近のWindowsも設計思想が変わって来たらしく、我々がエクセルやワード、パワーポイントなどを使いこなすためには、「リボン」という、どうにも使い勝手が悪いシステム（図表１）と付き合わざるを得ないのだ。

図表１　リボン

このリボン、見た目だけでもウンザリするが、いちいち自分自身の目でどの機能がどこのタブにあるのか探さないといけないし、頻繁に使うコマンドが変な場所に格納されていることもある。正直、本当にどうしようもないシステムだ。

せめて、妙に凝った機能は要らないから、Windows2000やWindowsＸＰの時代のインターフェイスに戻してほしいと思う次第だ。

代表的な３つのキー

それはともかくとして、エクセルは歴史的経緯もあり、キーボードを使ったショートカット操作方法がいくつか残されている。

代表的なものが、「Ctrl」キーを使ったものだが、ほかにも「Shift」キーを使ったもの、「Altキー」を使ったものがある（図表２）。

図表２　キーボードショートカットの重要な機能キー

一般的なキーボードだと、Ctrl、Shift、Alt、は左右に設けられているが、どちらを使用していただいても構わない。自身の使いやすい方を使っていただくのが良いだろう。

Ctrlを最も頻繁に使う

このなかで、やはり最も頻繁に使用するのは、Ctrlだ。

以前の『脱マウス：キーボードショートカットをマスターしよう』でも詳しく説明したが、Ctrlキーを使ったショートカットは非常に種類が多い（図表３）。

図表３　Ctrlキーを使った代表的なショートカットキー

このあたり、「脱マウス」の最初の頃は、印刷でもして机に貼っていただくなりして、何度も読み返し、覚えてしまうのが良いだろう。

とくに、これらのなかにはワードやアクセス、パワーポイントのような他のオフィス系ソフトウェア、さらには一太郎やLotusなどの他社製品とも共通して使えるショートカットが多数含まれているようだ。全部で30個もないから、ここに挙げたキーくらいであれば、是非ともマスターしていただきたい。

Shiftキーも意外と有益

ただ、意外と知られていないのが、Shiftキーを使った「脱マウス技法」だ。さほど多いわけではないが、そのなかでも「脱マウス」を図るうえで知っておくべきものがあるとすれば、次のようなものだろう（図表４）。

図表４　Shiftキーを使ったショートカット

ただし、ここで注意しなければならないのは、「Shift+SPACE」を使った行選択だろう。

さきほどの図表３では「Ctrl+SPACE」を使った列選択という技を紹介したが、図表４に出てくる「Shift+SPACE」の場合、日本語入力がオフであることが必要だ。日本語入力がオンになっている状態でこれをやってしまうと、セルに空白を入力してしまう。

このあたり、日本語入力システムとShiftがうまく連携しているとは言い難く、注意が必要な点といえるかもしれない。

なお、最後の「Shift+Alt+-」については、本当に便利なテクニックであるが、詳しくは『簡単で超絶強力！SUM関数をキーボードから一発入力』あたりをご参照頂きたい。

Altキーの使い方

一方で、Altキーは、少々エキセントリックだ。

さきほどのCtrlやShiftの場合は、「CtrlキーないしShiftを押しっぱなしにして、なにか他のキーを押す」というパターンが多いのだが、Altの場合は「Altキーをポンと押して一旦手を放し、その後ほかのキーを押す」、というパターンが多い（本稿では「Alt→XX」、などと記載する）。

もちろん、「Altを押しっぱなしにして他のキーを押す」というパターンもあるが、このあたりはやや面倒だ。

さっそく確認しておこう（図表５）。

図表５　Altキーを使ったショートカット

このあたり、なぜAltキーがこんなにややこしくなったのかといえば、冒頭に述べた「リボン」というシステムに関連しているようだ。すなわち、Office2007以前のバージョンだと、Altキーを使ってさまざまなショートカットに利用することができていたのだが、この機能だけをいちおう残している、というわけだろう。

なお、「条件付ルールの適用」、「データの入力規則」、「並び替え」などについては、いずれ当ウェブサイトで紹介したいと思っている。