本稿は、ウェブ主自身がかつて運営していた『エク達』というウェブサイトからの転載コンテンツです。エクセルの醍醐味のひとつは、シンプルな計算式を知っておけば、複雑な文字列もスイスイ操作できる、という点にあります。本稿では実務上問題になることが多い、「都道府県名」に関する基本的な文字列操作について解説します。

エク達は、「エクセル評論家」でもある新宿会計士が、エクセルなどの「オフィス系の汎用ソフト」を使い、誰でも気軽に、かつ安価に、とても迅速かつ正確に仕事をこなす、ビジネスマンとしての基本テクニックを研究するサイトである。

エクセルの醍醐味のひとつは、文字列操作が容易である、という点にある。本稿では、北海道を除く都道府県名から「都・府・県」を取り除く、非常にスマートなやり方を紹介したい。

都道府県名の抽出

「エクセル評論家」であるウェブ主自身がときどきお問い合わせをいただくのが、「都道府県」のデータから「都・道・府・県」を取り除く方法だ。さっそく、例を挙げよう。

日本には都道府県が47個ある。

「青森県」、「岩手県」…、といった具合に、「都道府県」を付す場合と、「青森」、「岩手」…、といった具合に、都府県名のみを付す場合があるだろう。ただし、例外として、北海道の場合は「道」を除いた「北海」だけでは道名として成り立たない。

仮に、こんなエクセルシートがあったとしよう（図表１）。

図表１　都道府県名

ここではシンプルに、A列に都道府県名のみを入力したシートを準備した。

都道府県名のみを切り出すわかりやすいやりかた

このA列から、図表２のように、「都道府県名」のみを取り出してみたい。

図表２　北海道以外については「都府県」を除いたデータ

いったいどうやるのが良いか。

この点、類似サイトを眺めると、こんなやり方が書かれていることが一般的だ。

• 都道府県の名称は、神奈川県、和歌山県、鹿児島県を除くと、すべて３文字です。
• ですので、計算式でIF文を使い、まずは北海道を除外しましょう。
• 次に、神奈川県、和歌山県、鹿児島県の３つの県のどれかに該当していたら、その３つの県を除外しましょう。
• 残りの都府県について、LEFT関数（左からの文字数を切り取る関数）で、２番目まで切り取りましょう。

…。

これは、一見するとそのとおりであり、初心者にとってはこれが一番わかりやすい。

すなわち、先ほどの図表１に関していえば、B2～C2セルあたりにこんな関数を入れてやれば良い、ということだ。

【B2セル】 =IF(A2=”北海道”,A2,0)

【C2セル】 =IF(or(A2=”神奈川県”,A2=”和歌山県”,A2=”鹿児島県”),left(A2,3),left(A2,2))

B2セルの意味は、「もしA2の値が “北海道” ならば、A2の値をそのまま採用し、そうでない場合は0を返せ」、C2セルの意味は、「もしA2の値が “神奈川県” “和歌山県” “鹿児島県” のいずれかであるならば、A2の左から3文字目までを、そうでない場合は左から2文字目までを切り取って返せ」、という意味だ。

いちおうやろうと思えばできるが…

これを入力した結果が、図表３のとおりだ。

図表３　入力結果

設例のケースだと、C2セルに「北海」と表示されてしまっているのはご愛嬌だ。

図表３はわかりやすく、IF文を２つに分けたが、実務的にはB2とC2をひとつのセルにまとめ、次のように記述してやると良い。

【D2セル】 =IF(A2=”北海道”,A2,IF(or(A2=”神奈川県”,A2=”和歌山県”,A2=”鹿児島県”),left(A2,3),left(A2,2)))

その結果が、図表４のとおりである。

図表４　入力結果

ただ、この方式だと、いかにもまどろっこしい。文字数で76文字にも達するからだ。

図表４のようなケースだと、タイトルも含めてせいぜい48行しかないが、これが何万行にも及ぶ顧客名簿等であれば、それだけで大変に多くの目盛を食うし、意外と脆弱なエクセルがあっけなくハングアップし、作業結果が失われてしまうという悲劇にも見舞われかねない。

計算式はもっと簡単にできる！

もっと、シンプルにやろう。

【E2セル】 =IF(A2=”北海道”,A2,LEFT(A2,LEN(A2)-1))

この結果が、図表５である。

図表５　入力結果

いかがだろうか。

この計算式は、A2セルの値が「北海道」だったときだけA2セルの値をそのまま採用し、それ以外の場合は左側から「文字長-1」を引く、というものである。

「東京都」「大阪府」「兵庫県」といった２文字の都府県名だと、文字長が３文字となるため、「文字長-1」は２文字であり、したがって「東京」「大阪」「兵庫」といった文字を抽出することができる。

一方、「神奈川県」「和歌山県」「鹿児島県」だったら文字長が４文字となるため、「文字長-1」は３文字であり、この場合もやはり「神奈川」「和歌山」「鹿児島」といった文字を抽出することができるのだ。

いずれにせよ、この方法だと、セルの計算式の文字数を34文字に圧縮できる。先ほどの図表４と比べてデータ量は約45％だ。

計算式を短くすれば、それだけエクセルがハングアップしてしまうリスクも減少する。データの加工はスマートにやりたいものだ。

エク達は、「エクセル評論家」でもある新宿会計士が、エクセルなどの「オフィス系の汎用ソフト」を使い、誰でも気軽に、かつ安価に、とても迅速かつ正確に仕事をこなす、ビジネスマンとしての基本テクニックを研究するサイトである。